Posts tagged "Performanța operațională"

Instrumente și tehnici de benchmarking

September 28th, 2020 Posted by Performanța operațională 0 thoughts on “Instrumente și tehnici de benchmarking”

Instumente si tehnici de benchmarking

Toate organizațiile caută în permanență să își îmbunătățească procesele și calitatea acestora, care duc, în cele din urmă, la atingerea unui nivel superior de performanță a activităților desfășurate.

Un studiu de benchmarking poate aduce o serie de beneficii, inclusiv un set de măsurători pentru evaluarea performanței și un prag de la care să se înceapă măsurarea evoluției. În acest scop, este important să se cunoască și să se aleagă metodele și instrumentele adecvate de realizare a unui studiu de benchmarking.

Procesul de benchmarking poate fi abordat în mai multe moduri. O metodă ar fi utilizarea datelor de benchmarking colectate din cadrul procesele specifice ale unei industrii sau a datelor funcționale de benchmarking provenind de la procese diferite din cadrul mai multor industrii. O altă abordare este procesul de benchmarking intern, care compară activități similare din cadrul unor departamente diferite ale aceleiași organizații.

În funcție de tipul și complexitatea procesului de benchmarking, există mai multe metode și tehnici care pot fi utilizate într-un studiu de benchmarking.

Conform unui studiu efectuat de către iSixSigma Magazine, principalele instrumente de îmbunătățire a proceselor relevante pentru benchmarking sunt: cei 5 de ce (5 whys), harta proceselor (process mapping) și cele 7 pierderi (7 wastes). Cei 5 de ce reprezintă o tehnică bazată pe adresarea de întrebări și se concentrează pe identificarea cauzei-rădăcină pentru o anumită problemă. Scopul principal este ca răspunsul la fiecare întrebare să reprezinte punctul de plecare pentru următoarea întrebare.

Alte tehnici fundamentale desemnate ca fiind eficiente sunt: diagrama Ishikawa, metoda 5S, diagrama Pareto, metoda Kaizen, harta fluxului de valoare, brainstorming etc.

Referitor la metodele utilizate în analiza datelor de benchmarking, există mai multe posibilități. Acestea sunt: matricele, tabelele de comparație, graficele (diagrama circulară, diagrama cu bare), analiza SWOT, evaluarea ciclului de viață, creșterea pieței și atractivitatea acesteia,  graficul radar.

Cele mai importante instrumente de benchmarking sunt:

  • Harta procesului – o diagramă care permite o mai bună înțelegere a unui singur proces (a unui set de procese), sau o reprezentare vizuală a  acțiunilor pe care un anumit proces le implică. Organizațiile pot apela la diferite modele disponibile precum Managementul Calității Totale dezvoltat de Deming, criteriile Organizației Internaționale de Standardizare, Teoria Constrângerilor a lui Goldratt, modelul Criteriilor de Excelență dezvoltat de Balridge sau Balanced Scorecard-ul.
  • Măsurarea performanței procesului – scopul acestui instrument este să aducă beneficii importante și să se concentreze asupra optimizării procesului prin creșterea eficienței și eficacității procesului sau produsului. Măsurătorile de performanță oferă informații cantitative despre produse, servicii sau procesele derulate în cadrul unei organizații. Acestea ajută managerii să înțeleagă, să gestioneze și să îmbunătățească operațiunile organizației pentru care lucrează.
  • Managementul proiectelor – tehnicile de managementul proiectelor sunt extrem de utile pentru anumite etape de început ale unui studiu de benchmarking. În acest mod, se pot urmări mai bine sarcinile, resursele și planificarea proiectului.

În afară de instrumentele menționate, formatul chestionarului utilizat în realizarea studiului de benchmarking, competențele de intervievare și de observare, precum și aspectele legale constituie, la rândul lor, tehnici esențiale care trebuie luate în considerare.

Metodele și tehnicile adecvate, împreună cu o selecție corectă a variabilelor care vor fi măsurate, înțelegerea compatibilității proceselor măsurate și alocarea corectă a resurselor pot fi factori decisivi pentru succesul unui studiu de benchmarking.

Referințe:

Sursa imaginii:

Externalizarea: factori importanți care influențează succesul

September 25th, 2020 Posted by Performanța operațională 0 thoughts on “Externalizarea: factori importanți care influențează succesul”

Externalizare

Externalizarea poată fi definită drept „utilizarea strategică de resurse externe pentru a desfășura activități care țin în mod obișnuit de personalul și resursele interne”. Conform lui Griffiths D., „externalizarea este o strategie prin care organizațiile transferă procese importante către furnizori specializați de servicii, ce dau dovadă de eficiență și devin astfel parteneri valoroși de afaceri”.

O companie poate decide să întreprindă o acțiune de internalizare sau de externalizare.  Procesul de internalizare presupune producerea în cadrul companiei a unui anumit material care este necesar pentru derularea operațiunilor sale. Externalizarea presupune achiziționarea materialelor necesare companiei de la un furnizor extern.

Internalizarea și externalizarea sunt procese care intervin în momentul în care se dorește schimbarea deciziilor de producție sau achiziții. Managerii de achiziții trebuie să utilizeze o varietate de informații pentru a lua o decizie privind internalizarea sau externalizarea unui anumit proces. Cel mai important pas este analiza și compararea beneficiilor acestora.

Luarea unei decizii documentate este importantă deoarece aceasta va influența costurile și va defini totodată operațiunile specifice companiei. Aceasta va păstra în intern procesele considerate ca fiind parte din activitățile sale de bază, externalizând mai degrabă activitățile considerate secundare.
Externalizare
Imagine adaptată după Monczka, R., Handfield, R., Giunipero, L. and Patterson, J. (2011)

Cu toate acestea, pentru a lua o decizie atât de importantă, managerii trebuie să ia în calcul o serie de alți factori, în afară de costuri, precum: competitivitatea furnizorului, calitatea, timpul de livrare, tehnologia sau îmbunătățirea continuă.

Companiile au apelat mereu la contractori pentru a desfășura o anumită activitate, sau pentru a-și reduce volumul de muncă. De asemenea, companiile au menținut o relație de lungă durată cu furnizorii care le-au completat și susținut activitatea.

Decizia de a recurge la externalizare poate fi influențată de o serie de motive, ca de exemplu:

  • Capacitatea sporită a furnizorului extern;
  • Păstrarea resurselor interne pentru alte obiective;
  • Reducerea și controlul costurilor operaționale;
  • Vânzarea de active către furnizor este o sursă de capital;
  • Reducerea riscurilor;
  • Lipsa resurselor interne;
  • Concentrare mai mare asupra aspectelor fundamentale;
  • Benchmarking.

Inițial, cele mai frecvente motive care stăteau la baza externalizării erau costurile și reducerea numărului de angajați. În prezent, principalii factori de influență sunt de natură strategică și se concentrează pe desfășurarea în cadrul organizației a activităților de bază care aduc plus valoare și în derularea cărora organizația își poate utiliza cel mai bine competențele fundamentale. Din păcate însă, foarte rar se întâmplă să existe o direcție organizațională bine definită referitor la activitățile fundamentale sau la impactul strategic.

Aspectele majore de luat în considerare pentru a asigura succesul externalizării sunt:

  • Înțelegerea obiectivelor companiei;
  • Existența unei viziuni strategice și a unui plan strategic;
  • Selectarea furnizorului potrivit, care oferă servicii de calitate;
  • Încheierea unui contract bine structurat și eficient, respectiv monitorizarea acestuia;
  • Menținerea unei relații bune cu furnizorul.

O parte fundamentală a procesului de externalizare este luarea în considerarea a potențialelor strategii de ieșire. Nu este exclus ca serviciile externalizate să fie la un moment dat readuse în cadrul organizație – dovadă clară a faptului că deși unele procese sunt externalizate, organizația deține controlul asupra acestora pe termen lung.

Obiectivele strategice, precum externalizarea, trebuie să fie inițiativa managementului de top din cadrul companiei. Atât compania, cât și furnizorul trebuie să aibă o perspectivă clară și comună asupra obiectivelor. Totodată, este important ca această perspectivă să fie transpusă într-un plan strategic fezabil. Respectând procedurile pe care le implică alegerea unui furnizor extern, contractul trebuie să fie bine definit și acceptat de ambele părți. Managerii sunt cei care asigură succesul inițiativelor de externalizare ale companiei și urmăresc ca acest lucru să fie respectat și după semnarea contractului de externalizare. Din păcate însă, lucrurile nu au stat mereu astfel. Nesiguranța și lipsa de atenție la detaliile esențiale au dus la scenarii în care 25% din contractele de externalizare au fost renegociate sau anulate.

Astfel, managementul de top trebuie să fie implicat în permanență în procesul de punere în aplicare a contractului. Pe lângă existența unei proceduri clare, personalul de conducere trebuie să se întâlnească la anumite intervale de timp pentru a discuta relația de externalizare. Aceste întâlniri trebuie să aibă loc și la nivel operațional pentru a discuta despre modul în care contractul este transpus în practică, respectiv pentru a identifica și soluționa aspectele problematice care pot apărea în timp. Totodată, este important să se discute și să se ajungă la un acord privind schimbările menite să asigure satisfacția permanentă.

Referințe:

Sursa imaginii: