Posts in How to

5 Instrumente auxiliare în creșterea performanței

March 21st, 2017 Posted by Editorial, How to, KPIs, Managementul Performanței, Managementul Performanței, Măsurarea Performanței, Noutăți, Performanța strategică 0 thoughts on “5 Instrumente auxiliare în creșterea performanței”

Instrumentele auxiliare

Când ne gândim la poveștile care fac parte din cultura noastră globală, regăsim același element care apare în fiecare narațiune: importanța unui adjuvant sau instrument auxiliar în atingerea scopului suprem. Zeul nordic Thor este renumit pentru ciocanul său magic, zeii greci antici aveau puterile speciale. Până și Prâslea cel voinic din folclorul românesc s-a folosit de merele de aur pentru a-și atinge scopul de a câștiga încrederea împăratului și iubirea prințesei.

 

Deși poveștile despre zei și eroi par departe de realitatea unui top sau middle manager, același element se păstrează și în narațiunea noastră: pentru a ne atinge scopul într-un mod sistematic, avem nevoie de ajutor. În acest caz, nu vorbim despre ciocane sau mere, ci despre instrumente specializate în creșterea performanței în organizația dumneavoastră.

 

Mai jos puteți explora 5 dintre instrumentele sistemului managementului performanței pe care vi le recomandăm cu încredere:

 

  • Starea Dorită de Evoluție arată o imagine la care se dorește să se ajungă la nivel organizațional din diferite perspective: obiective strategice și scopuri atinse, capacități interne și procese, cultura organizațională, structura și angajații. În crearea unui astfel de instrument se iau în considerare: viziunea de la care pleacă activitățile organizației, misiunea și identitatea organizației, potențialele proiecte care ar contribui la scopul viziunii și analiza factorilor cheie de succes. Starea Dorită de Evoluție este un esențial în special pentru top-management, având ca avantaj principal menținerea planului de acțiune și a concentrării asupra a ceea ce contează cu adevărat. Ca manager, riscul de a devia de la planul inițial este foarte mare, având în vedere nivelul de taskuri, comunicarea continuă și trendurile mereu schimbătoare care pot apărea atât la nivel extern cât și intern.

 

  • Harta Strategiei este un instrument ce ilustrează printr-o relație de tip cauză-efect, un instantaneu al întregii strategii organizaționale. Atunci când este utilizat în contextul implementării Balanced Scorecard, Harta Strategiei prezintă obiectivele strategice pe patru perspective (financiar, învățare și creștere, clienți, procese), trasând o legătură logică între ele. De exemplu, se poate crea pentru fiecare departament o Hartă a Strategiei, cu scopul de a clarifica felul în care vor activa cei din departament pentru împlinirea strategiei. De asemenea, Harta se poate folosi pentru a comunica diferitele strategii departamentale în cadrul companiei, contribuind la o comunicare mai transparentă între diferite grupuri ale organizației.

 

  • Scorecardul reprezintă catalogul cu indicatori cheie de performanță, care permite vizualizarea informațiilor și analizelor, indicând posibile deviații și riscuri. Este un instrument de management al performanței care afișează instantanee periodice de performanță asociate cu obiectivele strategice și planurile unei organizații (Wayne, 2006). Pe coloane surprinde elemente de identificare ale indicatorilor, frecvența standard de raportare a fiecăruia, rezultatele anterioare, rezultatele curente, nivelul dorit de rezultate (ținta), precum și trendul favorabil, procentul de îndeplinire a țintei, statusul rezultatului (simbolizat prin culorile semaforului – roșu, galben, verde) dar și o secțiune de comentarii. Astfel, analiza globală a indicatorilor cheie de performanță devine mult mai ușoară și eficace pentru nivelul managerial.

 

  • Dashboardul reprezintă un catalog cu indicatori de performanță operaționali, care permite vizualizarea informațiilor și a analizelor la nivel operațional, indicând posibile deviații și riscuri. Aceste instrumente devin vitale în cadrul unei companii deoarece furnizează reprezentări grafice ale indicatorilor cheie de performanță cu actualizare în timp real, informațiile personalizate putând fi integrate în mai multe componente sau într-un afișaj unificat. Avantajul unui Dashboard este nivelul de personalizare care se poate aplica pe acest instrument: proiectarea diferitelor ale datelor, prioritizarea acestora sunt doar câteva din efectele secundare pozitive pe care acest instrument le aduce.

 

  • Formularul de documentare a indicatorilor cheie de performanță (KPIs) reprezintă un model standardizat, folosit pentru a înregistra toate informațiile relevante despre un Indicator Cheie de Performanță (KPI). Acest formular are rolul de a centraliza și organiza toate informațiile din organizație legate de indicatorii cheie de performanță valabili. Reprezintă un instrument foarte util în special în partea de cercetare în domeniul managementului performanței a unei organizații.

 

Beneficiile folosirii unor astfel de instrumente se pot observa imediat după implementarea acestora în mod consistent în organizație:

 

  1. Oferă o abordare standardizată procesului de măsurare al performanței;
  2. Facilitează transparența prin creșterea vizibilității asupra rezultatelor;
  3. Contribuie la formarea unei culturi orientate spre performanță.

 

Aceste instrumente vor fi intens studiate, explicate și puse în practică în timpul programului nostru integrat de formare în managementului performanței, Top Management Performance 360. Pentru a afla mai multe detalii, puteți să vizitați noua pagină dedicată acestui program.  

 

The KPI Institute reprezintă autoritatea globală în domeniul Indicatorilor de Performanță (KPIs).

Cum poți crea o cultură de creștere în organizație prin feedback

February 20th, 2017 Posted by Cursuri, How to, KPIs, Tips 0 thoughts on “Cum poți crea o cultură de creștere în organizație prin feedback”

 

Cum ai rezolva o situa

Imaginează-ți următoarea situație: un manager de marketing cercetează website-ul companiei, când ce găsește? Un banner care trebuia să promoveze cel mai nou produs al companiei nu a fost realizat cum trebuie. Designerul care a lucrat la imagine a pus nuanța greșită de albastru pe fundal, a tăiat poza pe o dimensiune greșită și calitatea bannerului nu este 100% profesionistă. Evident, această situație trebuie schimbată, iar designerul respectiv trebuie să fie informat despre această greșeală, pentru a nu se mai repeta pe viitor.

 

Managerul de marketing are 2 opțiuni:

  1. Se poate enerva pe situație, încercând să blameze angajatul respectiv în fața tuturor, indicând cu insistență doar greșelile pe care acesta le-a făcut. Ar putea chiar să îi adreseze replici pasiv-agresive, care au un impact emoțional ridicat asupra angajatului („Doar oricine destul de inteligent ar putea face un banner, nu? Nu am dreptate?”).
  2. Sau ar putea vedea această situație ca o oportunitate de creștere, atât pentru companie cât mai ales pentru angajat.

 

Umilirea în public este considerată ca fiind unul dintre principalii detractori când vine vorba despre succesul unei afaceri. De obicei, aceasta se întâmplă pentru că lipsește implementarea unei culturi de feedback. Liderii ar trebui să fie echipați cu competențe și deprinderi care i-ar ajuta să gestioneze astfel de situații spre binele afacerii și al angajaților. După cum scrie Alex Goldman, profesorul de management și directorul Școlii W. P. Carey de Business din cadrul Universității din Arizona: „Liderii trebuie să elimine comportamentul înjositor față de angajați. Nu există niciun motiv, raționalizare sau scuză care să justifice umilirea în public a colegilor sau angajaților. Într-adevăr, managementul trebuie să semnaleze greșeli, să îți exprime dezamăgirea și să comunice foarte clar performanța slabă – dar această nevoie de a identifica ce este negativ nu ar trebui confundat cu ceea ce câteva persoane din topul Fortune 500 fac: sancționând, iar apoi uitându-se în altă parte: pentru ceea ce fac sunt un act public de umilință.”

 

Una din cele mai bune și recomandate metode de a gestiona situații negative este printr-o rundă sănătoasă de feedback cu persoana în cauză. A trece peste impulsul de a ne enerva și de a ne răzbuna pe acel angajat este mai ușor de zis decât de făcut. Trebuie să ne detașăm de situație, să ne auto-controlăm emoțiile și să ne creștem sentimentul de încredere în ceilalți. Acesta din urmă este vital pentru a putea rezolva situația de la un nivel rațional. Cel mai probabil persoana care a făcut anumite greșeli nu a avut o intenție rea în spate sau o dorință să ne provoace. Contextul personal este de cele mai multe ori foarte complex. Poate angajatul are probleme grave în viața personală sau poate că  sursa problemei se află în lipsa unui know-how în legătură cu acea cerință. Până la urmă, și ei sunt oameni ca noi, iar toți oamenii fac greșeli.

 

A oferi feedback este o competență care poate fi dobândită și trebuie practicată cu regularitate pentru a o stăpâni. Sunt anumite sfaturi care nu numai că îți vor face sesiunea de feedback mult mai eficientă și eficace, dar va crește și relevanța sesiunii pentru toate părțile implicate. Aici sunt 5 puncte care te vor ajuta să obții cât mai mult din runda de feedback:

  1. Stabilește intenția feedback-ului într-un mod cât mai clar. Poți face asta prin completarea propoziției: „Ofer acest feedback persoanei X pentru că…”. În această propoziție menționează toate motivele pentru care vrei ca această discuție să aibă loc. Sesiunea de feedback este un catalizator pentru a îmbunătăți atât rezultatele persoanei care primește informația cât și pe cele ale companiei. Managerii care preferă metoda umilinței în public sau menționarea doar a părților negative fac acest lucru pentru că ei îl consideră o lecție de învățat. Este o experiență neplăcută prin care nimeni nu ar vrea să treacă. Astfel, aceste persoane cred că angajatul nu va mai greși pentru a evita astfel de situații supărătoare. Dar abordarea aceasta este dovedită științific de a avea rezultate inverse față de cele dorite. Nu numai că implicarea și creativitatea angajatului vor scădea, dar ți-ai crea un detractor din interiorul companiei. Acel angajat își va pierde interesul în activitățile sale, deci și rezultatele vor fi mai scăzute. Este ușor să ne lăsăm pradă sentimentelor de enervare, dar pe termen lung aceste reacții sunt contra-indicate.
  2. Pregătește-ți feedback-ul pe care vrei să îl oferi. Scrie-ți ideile undeva, argumentează-ți poziția în mod constructiv și folosește un limbaj clar și concis în construirea argumentelor. Încearcă să îți construiești feedback-ul într-un mod cât mai obiectiv. Dacă vrei să atingi un subiect mai personal, contează cum exprimi acest lucru: „Acțiunea / comportamentul tău m-a făcut să mă simt în acest fel pentru că…”. Preferabil ar fi să adaugi motive pentru care acțiunea sau comportamentul persoanei a avut acel impact asupra ta sau a celor din jur.
  3. Asigură-te că feedback-ul oferit poate fi implementat. Sunt cazuri în care ceea ce sugerăm nu poate fi pus în aplicare din cauza structurii companiei sau a felului în care se realizează activitatea în organizație. De exemplu, dacă feedback-ul dat angajatului este să lucreze mai structurat, dar el primește sarcini urgente cu o frecvență prea mare, îi este imposibil să implementeze ceea ce i-ai sugerat. Este bine să înțelegem ce se poate face și ce nu.
  4. Adaugă punctele de feedback în planul de dezvoltare a angajatului. Acest lucru poate fi o colaborare cu departamentul de resurse umane și prezentată ca o strategie pentru întreaga organizație.
  5. Include indicatori de performanță clari ca rezoluție a sesiunii de feedback. Care sunt rezultatele dorite de la această persoană pe viitor? Un scop concret și măsurabil este un mod eficient de a vedea progresul în timp al persoanei care a primit feedback. Nu orice punct de feedback este cuantificabil, dar ceea ce putem măsura pentru a ne arăta progresul făcut ar trebui urmărit.

 

Sunt anumiți astfel de indicatori de performanță care pot fi implementați la nivel de companie pentru a promova această cultură de feedback. Aceștia pot fi:

  • procentajul din personal care au primit un feedback verbal;
  • procentajul din stagiari care au primit feedback constructiv în legătură cu ce au învățat;
  • numărul de sesiuni de feedback primite de angajați;
  • cât feedback s-a primit de la angajați, parteneri și clienți;
  • cât feedback s-a primit de la clienți
  • instrumente folosite pentru a primi feedback sau plângeri.

 

Poți cerceta ce indicatori de performanță promovează și măsoară o cultură de feedback în dicționarul nostru KPI Compendium.

 

Cel mai important beneficiu al feedback-ului este acela de a îți crește afacerea din multe puncte de vedere: angajații vor avea un mediu prielnic de dezvoltare, aceștia vor fi mai determinați să își atingă target-urile setate, iar, ca rezultat global, și valoarea companiei va crește. Și toate acestea pot fi realizata printr-o cultură sănătoasă de feedback.

 

 

Resurse:

Ce înseamnă satisfacția profesională în zilele noastre?

December 7th, 2016 Posted by Editorial, How to, KPIs, Managementul Performanței 0 thoughts on “Ce înseamnă satisfacția profesională în zilele noastre?”

Satisfacția profesională, în teorie

În ultima perioadă, s-a remarcat o creștere semnificativă a atenției îndreptate spre satisfacția profesională și a nivelului satisfacției angajaților, comparativ cu indicii înregistrați din 2005 până în prezent. Ce înseamnă cu adevărat satisfacția profesională în zilele noastre?

Este vorba despre sentimentul de teamă ce se naște la simplul gând că ne-am putea pierde locul de muncă? Sau teama de a deveni șomeri?

Poate este doar o promisiune temporară făcută nouă înșine, sau poate oamenii chiar au  identificat lucrurile care le plac și au început să performeze în acel domeniu. Se poartă o dezbatere interminabilă despre acest lucru, rezultând astfel următoarea întrebare: ce înseamnă satisfacția profesională pentru fiecare dintre noi? Cum o putem măsura, astfel încât să poată fi cuantificată în mode egal pentru toată lumea?

Potrivit unui studiu recent, publicat de The Society for Human Resource Management, satisfacția profesională reprezintă o însumare a următoarelor aspecte:

  • Respect acordat tuturor angajaților, indiferent de nivelul ierarhic
  • Compasiune, remunerație și beneficii
  • Stabilitatea și siguranța locului de muncă
  • Relația cu superiorul imediat responsabil
  • Recunoașterea de către management a performanței angajaților
  • Oportunități de dezvoltare a carierei în cadrul companiei
  • Autonomie și independență în luarea deciziilor
  • Cultură organizațională uniformă
  • Un loc de muncă semnificativ, care contribuie la îndeplinirea unui obiectiv măreț
  • Relația cu colegii de muncă, lucrul în echipă și colaborarea între departamente.

satisfactia profesionala grup

Satisfacția profesională, în practică

Potrivit Fundației Europene de Îmbunătățire a Condițiilor de Muncă și de Trai:

„Satisfacția profesională este măsurată prin foarte multe metode în fiecare țară în parte, beneficiind de o varietate mare de întrebări și formulări. Nu există nicio abordare stabilită de comun acord în ceea ce privește cea mai bună metodă de a măsura satisfacția profesională.”

Măsurarea satisfacției profesionale adesea se face prin intermediul recensămintelor naționale, cuprinzând întrebări atât intrinsece, cât și extrinsece despre locul de muncă. Totodată se urmărește și cum sunt percepute aceste aspecte de către angajați. Aceste chestionare sunt compuse de regulă din întrebări închise sau cu mai multe variante de răspuns, care furnizează o abordare analitică și un scor general asupra satisfacției profesionale.

Luând în considerare toate aceste aspecte, este satisfacția profesională definită de un singur punct de vedere, personal? Este despre fericirea la locul de muncă? Este despre accesul la educație și satisfacerea nevoilor sociale? Este despre colegul care nu își face niciodată treaba bine? Este despre măsurarea compensațiilor comparată cu costurile de trai? Este vorba despre conflictul dintre generații?

Un răspuns simplu pentru toate aceste întrebări ar putea fi:

„Nu. Satisfacția profesională este pur și simplu felul în care oamenii își percep locurile de muncă.”

Dacă persoanele simt și percep diferit, cum se poate ajunge la un consens în această privință?

Societatea de Management al Resurselor Umane și Fundația Europeană de Îmbunătățire a Condițiilor de Muncă și de Trai, a publicat cercetări ce arată indici ridicați ai satisfacției profesionale, atât în Statele Unite ale Americii, cât și în Europa. Măsurarea obiectivă a unui indice atât de subiectiv precum satisfacția profesională este destul de dificilă.

În prezent, chestionarele sunt privite drept fiind cea mai optimă soluție pentru măsurarea generală a satisfacției profesionale.

Adevărul este că realitatea individuală nu se va putea măsura niciodată utilizând aceeași indicatori. Realitățile individuale sunt diferite, fiind influențate de factori economici, politici, sociali sau tehnologici.

În anumite țări, satisfacția socială este ridicată, iar oamenii prin urmare sunt satisfăcuți și de cariera lor profesională. Chiar și așa, măsurarea satisfacției profesionale nu va putea fi oferită niciodată de un chestionar. Acesta îți va putea oferi date, dar nu îți va putea oferi povestea din spatele tuturor aspectelor.

Așadar, ce reprezintă satisfacția profesională? Este un scor? Un index? Este un sentiment? Este o măsurătoare a tuturor lucrurilor legate de locul de muncă și mult mai mult?

Cel mai direct răspuns este: ”Nu. Satisfacția profesională este pur și simplu modul în care oamenii se simt în ceea ce privește locul de muncă.”

Pentru tine, ce reprezintă?

Surse Imagini:

Sursă articol: The Society for Human Resource Management: 2016 Job Satisfaction and Engagement Report

4 motive pentru care întâlnirile de planificare eșuează

November 28th, 2016 Posted by Editorial, How to 0 thoughts on “4 motive pentru care întâlnirile de planificare eșuează”

Decembrie e o lună propice pentru întâlniri – traininguri pe ultima sută de metri, minirevelioane și ședințe de planificare – adesea reunite într-un eveniment de tip meeting sincron, în aerul rece al primei zăpezi, sub lumina argintie a globurilor corporate. Totul cu zâmbetul pe buze și cu un sentiment de relaxare, care nu pune la îndoială nici utilitatea, nici eficiența acestor momente de socializare. Trebuie făcute – e o tradiție la fel de veche ca și planificarea concediilor de Crăciun și mailurile cu “Fie ca”.

Dincolo, însă, de bifarea cu succes a unei liste de prezență, majoritatea team retreat-urilor de planificare nu produc rezultate – și asta din cel puțin patru motive.

  1. Lipsa planificării – poate suna ironic, dar multe întâlniri de planificare nu sunt planificate corespunzător. Pe principiul “ne organizăm acolo”, nu se stabilesc din timp niște obiective, niște indicatori și ținte sau măcar o agendă de lucru. Ca atare, în loc să ducă la decizii, asemenea ședințe sfârșesc inevitabil în dezbateri sterile, glume festive și fulare uitate prin camerele de hotel;
  2. Lipsa informațiilor – o ședință de planificare ia în discuție rapoarte de cercetare generate anterior, asupra cărora s-a reflectat suficient de către toți cei prezenți (spre exemplu, o analiză PESTEL necesită o muncă susținută de documentare și analiză, care nu poate fi realizată pe loc, într-o cabană foarte aproape de pârtie);
  3. Lipsa unei hărți a procesului – a naviga cu succes prin etapele unei ședințe de planificare necesită o hartă mentală bine conturată, care să ne ajute să evităm pierderile de timp, scurtăturile care nu duc nicăieri sau treptele sărite câte patru. În lipsa unui algoritm clar, agreat de toți cei prezenți, e dificil să ne menținem, simultan, perspectiva de ansamblu și focalizarea pe livrabile imediate;
  4. Lipsa unui moderator dedicat – chiar și atunci când se asigură inputurile necesare, procesul se poate gripa în lipsa unui profesionist, care să ghideze, cu tact și diplomație, discuțiile către rezultatul țintit. Și nu, nu ne gândim aici la CEO, care uneori se substituie acestui moderator și adesea, întregilor discuții.

Nu am vrea să se înțeleagă că aceste patru lipsuri sunt inevitabile; pentru a le evita, însă, e nevoie de o schimbare de paradigmă, de o deplasare a accentului de la “întâlnire” către “planificare” și …. da, poate de un consultant.

Întâlniri de planificare reușite!

Redactat de: Radu Cocean, consultant expert The KPI Institute

Sursă imagine: pixabay.com