Monthly Archives: January, 2015

Vizualizarea Datelor – Primul webinar al noii serii de webinarii gratuite

January 28th, 2015 Posted by Webinar 0 thoughts on “Vizualizarea Datelor – Primul webinar al noii serii de webinarii gratuite”

Vizualizarea datelor

Acumen Integrat anunță lansarea unei noi sesiuni de webinarii gratuite în cadrul căreia se va aborda o paletă mai largă de tematici din domeniul managementului performanței, ce vor putea fi ulterior aprofundate prin înscrierea și participarea la cursurile organizate în această primăvară.

În cadrul primului webinar al acestei serii se vorbește despre Vizualizarea Datelor, scopul acestuia fiind fundamentarea cunoștințelor referitoare la comunicarea eficientă și la alinierea ei la modul de percepere a informațiilor vizuale. Acest webinar facilitează înțelegerea importanței comunicării vizuale și a vizualizării datelor, a selecției eficiente a canalului de comunicare, dar și a pașilor urmați în standardizarea conținutului. În urma participării la webinar, participanții vor dobândi premisele eficientizării comunicării prin utilizarea comunicării vizuale.

Detalii despre webinar

  • Dată desfășurare webinar: Joi, 29 ianuarie 2015
  • Ore desfășurare: 16:00-17:00
  • Durata: 1 oră (45 min. prezentare, 15 min. sesiune Q&A)
  • Participare online: Gratuită
  • Formator: Manuel Hila – Senior Data Visualization Specialist, The KPI Institute.

Beneficiile participării

  • Înțelegerea conceptelor care stau la baza creării unei reprezentări vizuale;
  • Cunoașterea principalelor teorii privind vizualizarea datelor;
  • Cunoașterea importanței comunicării vizuale prin utilizarea de reprezentări vizuale;
  • Înțelegerea proceselor care stau la baza creării unei reprezentări vizuale;
  • Utilizarea în practică a instrumentelor de vizualizare a datelor;
  • Crearea de instrumente specifice și personalizate de vizualizare a datelor.

În cadrul webinarului Vizualizarea datelor, se vor aborda teme precum:

  • Standardizarea conținutului și selectarea canalului;
  • Selectarea tiparelor adecvate în reprezentarea vizuală a datelor;
  • Principii de structurare a reprezentărilor vizuale;
  • Importanța alegerii corecte a culorilor, a fontului și a dimensiunii caracterelor;
  • Bune practici în crearea reprezentărilor vizuale.

Astfel, formarea participanților presupune înțelegerea importanței comunicării vizuale și a vizualizării datelor, a atributelor pre-cognitive care le influențează, precum și a modalităților de selecție eficientă a canalului de comunicare și de standardizare a conținutului. Prin natura temelor aduse în discuție, webinarul se adresează tuturor persoanelor interesate de vizualizarea datelor, care urmăresc să aibă o perspectivă de ansamblu asupra reprezentării și vizualizării eficiente a datelor ca parte a unui proces de comunicare de succes.

Formator
Webinarul va fi susținut de Manuel Hila, care ocupă funcția de Senior Data Visualization Specialist în cadrul The KPI Institute. În ceea ce privește activitatea profesională, Manuel a acumulat experiență în managementul proiectelor, managementul performanței și managementul lanțului de aprovizionare în cadrul companiilor Siemens Wind Power Danemarca și BMW Group Germania. Manuel deține, de asemenea, calificarea de trainer acreditat în cadrul The KPI Institute, Certificarea Profesională în Indicatori Cheie de Performanță și Certificatul ATD Master Trainer oferit de organizația americană Association for Talent Development.

Participare și înscriere
Participarea este gratuită, iar înscrierile se pot realiza accesând linkul următor:
https://attendee.gotowebinar.com/register/776557939050655234

Ședințele: încurajarea dialogului dintre conducere și angajați

January 27th, 2015 Posted by Performanța operațională 0 thoughts on “Ședințele: încurajarea dialogului dintre conducere și angajați”

Sedintele organizationale

Un manager petrece în medie 23 de ore pe săptămână pentru a pregăti și a participa la o ședință sau pentru a întreprinde acțiunile care se impun la finalul ședinței. În ciuda acestui fapt, aproximativ 85% dintre aceștia sunt nemulțumiți de eficiența și eficacitatea ședințelor în cadrul organizației, conform lui Steven G. Rogelberg. Angajații petrec în medie 6 ore pe zi participând la ședințe despre care cred că sunt o pierdere totală de timp.

În mod evident, există o ruptură de la nivel inferior la nivel superior în ceea ce privește înțelegerea scopului ședinței. Dar cum altfel putem comunica viziunea, scopul, obiectivele și inițiativele la nivel organizațional fără o reuniune în care acestea să fie discutate direct? O alternativă ar fi mesageria instantanee, numărul conversațiilor simultane care se pot purta astfel fiind limitat doar de capacitatea utilizatorului de a procesa informația. Conferințele virtuale sau teleconferințele sunt un alt mijloc de a colabora fără a fi nevoie ca persoanele să se reunească într-o sală de ședințe.

Diferite tipuri de aplicații online oferă mediul ideal de distribuire a sarcinilor de lucru și de gestionare a documentelor. Acestea pot ține evidența modificărilor și desemna responsabili pentru fiecare activitate creat[. Aplicațiile de management de proiect precum Wrike sau Basecamp permit transmiterea de fișiere, schimbul de informații și atribuirea de sarcini.

Încurajarea dialogului nu este un proces simplu, cu atât mai puțin transformarea acestuia într-un proces eficient de comunicare. Chiar dacă sunt considerate ca fiind o pierdere de timp, demodate și deloc flexibile, ședințele reprezintă singurul mijloc de comunicare față în față. Acestea oferă posibilitatea de a evalua atât limbajul corpului, tonul vocii, cât și posibilitatea de a detecta alte semne verbale sau de comportament care ar putea fi esențiale pentru a înțelege perspectivele celorlalți.

Desigur, există persoane care preferă dinamismul tehnologiei. Întrebarea este dacă acest fapt se datorează eficienței sale sau faptului că le displace să fie trase la răspundere pentru munca lor într-o întâlnire directă cu superiorul? Nu trebuie exclus nici faptul că o întâlnire față în față poate și ea să se transforme într-o simplă discuție despre competențele de comunicare, însă în realitate atât conducerea, cât și angajații caută modalități  optime de a se exprima. Dincolo de scopul lor formal, ședințele au și o dimensiune de networking, sau chiar team-building pentru angajați.

Recunoscând importanța ședințelor pentru stimularea consolidării echipei, trebuie să se caute modalități de îmbunătățire a calității ședințelor, în loc să fie eliminate complet. O ședință productivă și eficientă este rezultatul:

  • Distribuirii ordonate a agendei: utilizarea unui e-mail cu cerințe post-ședință ajută la diseminarea informației despre ședință în timp util;
  • Utilizării optime a tehnologiilor online: asigurarea participării la ședință pentru toții participanții, chiar și pentru cei care sunt nevoiți să participe de la distanță;
  • Monitorizării regulate a agendei: concentrare asupra principalelor subiecte ale agendei, evitând abaterile de la subiect;
  • Consecvenței informațiilor: procesul de luare a deciziilor este bazat pe date reale și pe o documentare exactă;
  • Creativității și inovării: încurajarea unei contribuții generale;
  • Revizuirii clare și precise: oferă tuturor un rezumat al ședinței prin centralizarea proceselor verbale în documente accesibile părților interesate.

De regulă, se recomandă ca la ședințe să participe între patru și opt persoane (cu excepția ședințelor individuale, la care participă două persoane). Ideal ar fi ca o astfel de ședință să dureze între 30 și 60 de minute și să se realizeze un transcript al celor mai importante aspecte discutate. Tehnologiile avute la dispoziție nu ar trebui desconsiderate. Ele ar trebui să ajute la îmbunătățirea calității ședințelor convenționale.

Cu toate acestea, deși sistemele de mesagerie instantanee sunt parte integrată a structurii moderne de comunicare în cadrul organizațional, utilizarea lor în cadrul ședințelor poate distrage atenția. În cartea lor intitulată Handbook of Group Decision and Negotiation (n. tr. Manual de negociere și luare a deciziilor în grup), Kilgour Marc și Eden Colin prezintă un studiu despre utilizarea mesageriei instantanee în cadrul ședințelor. Aceștia au identificat ceea ce ei numesc „șușotitul invizibil” (invisible wispering), care se traduce printr-o suită de conversații care au loc în plan secund și care interferează cu agenda ședinței.

În continuare sunt prezentate câteva dintre scopurile discuțiilor utilizând mesageria:

  • Trasarea direcției ședinței: discuții menite să influențeze conținutul și desfășurarea ședinței;
  • Oferirea de sprijin: discuții care au ajutat echipa în îndeplinirea sarcinilor și reducerea pierderilor în cadrul procesului care au apărut din cauza lipsei de pregătire, lipsei de comunicare sau a comunicării defectuoase;
  • Oferirea de sprijin social: discuții care au încurajat membrii grupului să participe la ședințe;
  • Clarificare: discuții menite să clarifice aspecte care nu au fost înțelese sau au fost omise;
  • Participarea la o întâlnire simultană în grupuri mai mici;
  • Gestionarea activităților din afara ședințelor.

Rezultatele unui experiment, concentrat asupra procesului de luare a deciziilor și care a presupus organizarea unor ședințe separate de 10-20 de minute pentru grupuri care fie au stat în picioare, fie au ocupat un loc, au indicat faptul că grupurile care au stat în picioare au avut nevoie de 34% mai puțin timp pentru a lua o decizie, iar calitatea deciziilor luate de cele două grupuri era asemănătoare.

În concluzie, care sunt factorii care influențează eficacitatea unei ședințe? Pregătirea care se face înainte de ședință, faptul că persoanele stau în picioare pe durata ședinței, sau gestionarea „șușotitului invizibil”? Dacă am face abstracție de aspectele teoretice, practica este singura care ar putea să ne ofere răspunsul la un dialog eficient între conducere și angajați.

Referințe:

Sursa imaginii:
Pixabay.com

Cum devenim mai productivi?

January 15th, 2015 Posted by Performanța individuală 0 thoughts on “Cum devenim mai productivi?”

Imbunatatirea performantei

Actualmente, trăim într-o eră în care oamenii doresc să realizeze cât mai multe lucruri într-un timp cât mai scurt. Un nivel ridicat de eficiență și productivitate poate influența în mod pozitiv atât viața profesională, cât și viața personală.

În prezent, avem la dispoziție o multitudine de aplicații care ne pot ajuta să fim mai eficienți atât la locul de muncă, cât și în timpul liber. Acestea își servesc scopul într-o oarecare măsură, însă mereu ne întrebăm care este motivul pentru care acestea nu sunt mai eficiente. Care este motivul pentru care o persoană care utilizează anumite aplicații nu reușește să respecte termenele limită stabilite sau motivul pentru care o persoană desfășoară activități care nu sunt în concordanță cu obiectivele stabilite? Aceste probleme nu apar din cauza aplicației utilizate sau din cauza funcționalității acesteia, deoarece aceasta nu face decât să programeze anumite activități și să afișeze anumite termene limită în dreptul lor.

Însă voința nu poate contribui de una singură la îndeplinirea sarcinilor, respectiv la organizarea timpului pe care îl avem la dispoziție. De exemplu, atunci când dorim să ținem o dietă, să mâncăm mai sănătos și să facem sport, la început, suntem foarte entuziasmați și motivați. Dar, de îndată ce mâncăm ceva care nu face parte din „meniul de dietă”, de cele mai multe ori renunțăm la a mai respecta ceea ce ne-am propus. Astfel, determinarea avută la început dispare. Din acest motiv, a ne baza doar pe determinarea și puterea voinței noastre nu ne va face mai eficienți.

Cercetătorul Kenneth McGraw a demonstrat faptul că cea mai mare problemă cu care oamenii se confruntă atunci când sunt responsabili de realizarea unui proiect major este demararea acestuia. Mulți dintre noi amânăm începerea proiectului din diferite motive, și în final nu reușim să îl ducem cu succes la capăt. Motivele pentru care acest lucru se întâmplă sunt dintre cele mai diverse, dar un anumit aspect este întâlnit în toate situațiile: atunci când tergiversăm, tindem să facem lucruri nesemnificative, precum citirea tuturor email-urilor pe care le avem, aranjarea camerei etc. Toate acestea ne dau impresia că totuși am realizat ceva, după cum arată un studiu publicat de către cercetătorul J. Bargh.

Care este soluția atunci când voința nu este suficientă?
O soluție este dezvoltarea capacității de a fi disciplinat. Nu trebuie să ne bazăm strict pe voință, însă ne putem folosi de ea pentru a ne forma anumite obiceiuri. Un exemplu ar fi luarea de pauze scurte între sesiuni mai lungi de lucru. John Caldwell subliniază faptul că acest lucru va duce la creșterea nivelului de concentrare și de asimilare cu 16%. Un alt lucru care ne poate ajuta să fim mai productivi este tehnica Pomodoro. Aceasta presupune stabilirea sarcinilor pe care dorim să le realizăm în timpul unei zile, setarea cronometrului pe un anumit interval de timp de lucru (de regulă, 25 de minute), concentrarea asupra respectivei sarcini fără întreruperi, respectiv luarea unei pauze de 3-5 minute după expirarea timpului stabilit. După 4 astfel de intervale, se poate lua o pauză mai lungă, de 15-30 de minute.

Crearea unui Scorecard personal
Disciplina și rigurozitatea ne pot ajuta la îndeplinirea unei sarcini, dar succesul este desăvârșit de o planificare eficientă. Privit adesea ca un instrument de evaluare, Scorecard-ul reprezintă o bună modalitate de a monitoriza modul în care avansăm cu o anumită sarcină, și poate, de asemenea, fi utilizat cu scopul de a îmbunătăți performanța personală. Acesta reprezintă atât un mecanism de identificare a nevoilor sau a obiectivelor profesionale și personale, cât și feedbackul necesar în vederea alinierii activităților la viziunea și prioritățile pe care le avem.

În continuare, sunt enumerate câteva recomandări privind dezvoltarea unui Scorecard personal:

  • Identificarea de obiective pe termen scurt și pe termen lung sau a unor Indicatori Cheie de Performanță (KPIs);
  • Definirea cunoștințelor și abilităților care se reflectă în competențele necesare pentru a atinge obiectivele stabilite;
  • Stabilirea de inițiative care să susțină îndeplinirea obiectivelor profesionale și a celor personale;
  • Planificarea de programe educaționale, de formare și alte activități de dezvoltare personală.

În concluzie, putem afirma că majoritatea alegem să tergiversăm lucrurile deoarece partea cea mai dificilă a unui proiect o reprezintă demararea efectivă a acestuia. Pentru a evita risipa voinței, trebuie să ne construim obiceiuri sănătoase precum sesiunile intense de muncă cu pauze scurte între ele. Acestea ne pot ajuta în mod real să ne atingem obiectivele stabilite printr-un Scorecard, de exemplu, iar în cele din urmă, vom reuși astfel să fim mai productivi și mai eficienți.

Referințe:

Sursa imaginii:

Cum îmbunătățim rata de retenție a angajaților?

January 13th, 2015 Posted by Performanța operațională 0 thoughts on “Cum îmbunătățim rata de retenție a angajaților?”

Rata de retentie a angajatilor
„Mai bun” (sau „mai bine”) este adesea criteriul după care ne ghidăm viața și deciziile pe care le luăm. Dorim să avem o casă mai bună, o mașină mai bună, un stil de viață mai bun și, de cele mai multe ori, o slujbă mai bună. În context organizațional, în timp ce angajații caută în permanență să își dezvolte cariera, uneori chiar și prin schimbarea locului de muncă, organizațiile caută să vină cu soluții prin care să reducă rata angajaților care părăsesc organizația în mod voluntar. Rata de retenție a angajaților a fost și rămâne unul dintre principalele aspecte pentru care managerii și departamentele de resurse umane se luptă.

Adevărul privind fluctuația de personal
Eforturile de preconizare și prevenire a fluctuației personalului s-au intensificat în ultimul deceniu atât de mult încât marile companii au angajat specialiști care să se dedice exclusiv acestui aspect. Cu toate acestea, după cum menționează și Mitchell Terence, Holtom Brooks, respectiv Lee Thomas în articolul lor intitulat How to keep your best employees: Developing an effective retention policy (tr. Cum să-ți păstrezi cei mai buni angajaţi: Dezvoltarea unei politici eficiente de retenție a angajaților), lupta împotriva fluctuației voluntare a angajaților este departe de a se fi încheiat. Autorii subliniază ideea potrivit căreia cele mai importante companii de contabilitate au probleme serioase în a-și reține angajații, având în vedere că doar 5% dintre noii angajați ajung să semneze un contract. Cu aceeași problemă se confruntă și companiile de înaltă tehnologie, unde perioada medie de retenție a unui nou angajat nu depășește un an.

Din această cauză, companiile se confruntă cu o mulțime de costuri, inclusiv obligații administrative, plata zilelor de concediu neutilizate, costuri cu personalul temporar sau cu plata orelor suplimentare pentru angajații care trebuie să suplinească poziția lăsată vacantă. Pe lângă acestea, la rândul lor, costurile de înlocuire a unui angajat nu trebuie neglijate, deoarece lansarea unui anunț de angajare, evaluarea candidaților, interviurile de angajare, respectiv selectarea candidatului ideal pot consuma timp și resurse importante ale companiei. Autorii articolului menționat anterior sunt de părere că un angajat care decide să plece dintr-o companie îi lasă acesteia o serie de costuri indirecte și imposibil de cuantificat, precum expertiza dobândită prin experiență sau relația legată cu clienții, acolo unde este cazul. În lucrarea lor 25 Years of Voluntary Turnover Research; A Review and Critique (tr. „25 de ani de cercetare a fluctuației voluntare a personalului”), Carl Maertz și Michael Campion estimează faptul că organizațiile din Statele Unite plătesc 10.000 de dolari pentru jumătate din totalul locurilor de muncă și 30.000 de dolari pentru 20% din totalul locurilor de muncă.

Având în vedere dezavantajele enumerate mai sus cu privire la fluctuația voluntară a ratei angajaților, nu este deloc surprinzător faptul că majoritatea studiilor și cercetărilor academice în domeniu se concentrează asupra stabilirii de strategii eficiente pentru ca angajații să nu părăsească organizația. În lucrarea Organizational Culture and Employee Retention (tr. Cultura organizațională și retenția angajaților), Sheridan E. John face un rezumat al celor mai des întâlnite principii, care subliniază faptul că retenția angajaților reprezintă combinația reușită dintre satisfacția la locul de muncă (salariu, mediu de lucru, sarcini, șanse de promovare) și alternativele pe care un angajat le are în raport cu locul de muncă (cei care primesc multe oferte de angajare au șanse mai mari de a părăsi compania).

Dezvoltarea unui plan de retenție
În vederea asigurării unui grad înalt de eficacitate al lor, eforturile de retenție a angajaților trebuie să fie întreprinse înainte ca angajatul să își anunțe intenția de a părăsi locul de muncă. Astfel, pe viitor, companiile pot preveni plecarea angajaților concentrându-se asupra motivelor pentru care aceștia decid să rămână într-o anumită companie. Aspecte precum relația cu ceilalți colegi, cu clienții, cu alte organizații, compatibilitatea angajatului cu organizația pentru care lucrează și cultura acesteia, combinate cu sacrificiile pe care un angajat trebuie să le facă pentru a părăsi locul de muncă ajută conducere în dezvoltarea unui plan bine definit care să îi motiveze pe angajați să rămână în companie.

Cu toate acestea, trebuie menționat faptul că nu există o formulă magică, universal valabilă, care să stimuleze retenția angajaților. Fiecare plan trebuie personalizat în funcție de obiectivele și valorile organizației. Un bun exemplu în acest sens îl reprezintă sporturile la nivel profesionist, unde nici măcar salariile anuale de milioane de dolari nu pot împiedica sportivii profesioniști să plece.

Un alt pas în dezvoltarea unui plan de retenție este efectuarea unei cercetări în cadrul organizației pentru a afla care sunt motivele pentru care angajații decid să plece sau să rămână. În efectuarea unei astfel de studiu, interviurile se pot dovedi a fi niște instrumente excelente de colectare a informației. Prin analizarea aspectelor problematice, conducerea poate afla dacă fluctuația personalului este o problemă în cadrul companiei, cine pleacă, care sunt motivele pentru care angajații decid să plece, dacă pentru acești angajați este mai bine sau nu să plece. Pe lângă acestea, angajatorul află totodată care sunt motivele pentru care unii dintre angajați decid să rămână în companie.

Strategii utile pe termen lung
După luarea acestor măsuri, compania poate determina cât de serioasă este fluctuația de personal, poate identifica și izola problemele recurente pe care angajații le identifică în cadrul companiei, poate dezvolta un program de retenție adecvat și poate identifica în acest mod soluțiile necesare pentru a îmbunătăți gradul de retenție a angajaților. De asemenea, trebuie menționat faptul că un plan de retenție nu are o dată specifică la care el să se încheie, acesta fiind mai degrabă un proces continuu. Un astfel de program poate fi considerat un real succes doar dacă a fost aplicat pe o perioadă mai îndelungată de timp.

Odată ce planul a fost stabilit, compania trebuie să monitorizeze cu regularitate o serie de parametrii importanți. Aceasta trebuie să evalueze gradul de satisfacție a angajaților privind locul de muncă și dedicația lor față de companie, să fie pregătită să ajusteze sau să schimbe strategia în funcție de feedbackul primit de la angajați, să acorde atenție unor subiecte delicate precum salariul, mediul de lucru sau valorile companiei, să pregătească angajații pentru eventuale situații de criză, să prezinte cu acuratețe perspectivele unui loc de muncă noilor angajați și să ia anumite măsuri de contrabalansare a principalelor motive pentru care angajații decid să plece.

Se cunoaște faptul că succesul unei companii (uneori chiar existența ei) este strâns legat de capacitatea acesteia de a-și păstra cei mai importanți angajați. Totodată, calitatea produselor și a muncii, satisfacția clienților, chiar și imaginea companiei, sunt direct proporționale cu nivelul de satisfacție a angajaților în ceea ce privește locul lor de muncă. Cu cât o companie înțelege și recunoaște mai rapid importanța dezvoltării unui plan de retenție, cu atât aceasta va preveni și gestiona mai bine fluctuația de personal.

Referințe:

Sursa imaginii: